Какие документы нужны для участия в тендерах в 2025 году

Участие в тендерах открывает для бизнеса доступ к крупным госзаказам и стабильным контрактам. Государственные и коммерческие торги позволяют находить новых заказчиков, увеличивать объемы продаж и расширять рынки сбыта. Причем участвовать могут не только крупные компании – тендерные площадки открыты и для малого бизнеса, индивидуальных предпринимателей и даже самозанятых специалистов.

Тендерные процедуры строгие: малейшее несоответствие документации требованиям грозит отклонением заявки. Новичкам важно изучить правила и требования заранее, собрать полный пакет документов и проверить их актуальность.

В 2025 году акцент в сфере закупок сместился на цифровизацию процедур, усиленную проверку участников и новые требования к квалификации. Регистрация и идентификация участников полностью перешла в электронный вид через ЕСИА, а обмен документами стал еще более автоматизированным. В совокупности этот год усилил требования к документации, но одновременно упростил процедуру подачи за счет электронного документооборота и автоматических проверок.

Прежде чем готовить документы, важно определить вид тендера и базовые условия участия. В России выделяются несколько типов закупок по законодательству.

• Закупки по 44-ФЗ. Заказчики – государственные и муниципальные организации, финансируемые из бюджета РФ. Правила жестко регламентированы государством, поэтому поставщики точно знают требования на каждом этапе. Все торги проводятся на аккредитованных федеральных электронных площадках (например, Сбербанк-АСТ, РТС-тендер, РАД и др.).
• Закупки по 223-ФЗ (корпоративные) – проводятся компаниями с государственным участием (госкорпорации, естественные монополии и их «дочки»). Правила более гибкие: каждая организация утверждает Положение о закупках, однако базовые требования схожи с 44-ФЗ. Закупки по 223-ФЗ тоже проходят на электронных торговых площадках, в том числе федеральных либо коммерческих, и требуют регистрации в ЕИС.
• Коммерческие тендеры – закупки частных компаний, не подпадающие под госзакупки. Регулируются Гражданским кодексом и внутренними правилами компании. Такие торги могут проходить на любых электронных площадках.

Независимо от вида тендера, есть базовые требования для всех участников. Первое – пройти регистрацию в Единой информационной системе (ЕИС) и попасть в реестр поставщиков (ЕРУЗ). Без этого вы не сможете подавать заявки на госзаказ. Для регистрации и работы на ЭТП необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (ЭЦП) – ключевой инструмент, без которого участие в электронных аукционах невозможно. Также всем, кто планирует подаваться на торги по 44-ФЗ и большинству по 223-ФЗ, понадобится специальный банковский счет для обеспечения заявок – спецсчет, открытый в банке, аккредитованном Минфином. И наконец, нужно пройти аккредитацию на выбранной электронной площадке: загрузить пакет документов в личном кабинете ЭТП и дождаться подтверждения (обычно 3–5 рабочих дней).

Существует базовый перечень документов, который запрашивается практически в любом тендере. К таким обязательным документам относятся.

• Выписка из ЕГРЮЛ (для организаций) или ЕГРИП (для индивидуального предпринимателя). Как правило, требуется актуальная выписка, полученная не ранее чем за 30 дней до подачи заявки.
• Учредительные документы – Устав организации и (для ООО) учредительный договор, решения о создании. Также часто требуют документы о назначении руководителя: приказ или протокол о назначении директора, а для акционерных обществ – выписку из решения совета директоров о крупной сделке.
• Реквизиты и регистрационные свидетельства – копии или сведения ИНН, ОГРН компании, кодов ОКВЭД, свидетельство о постановке на налоговый учет. Эти данные обычно заполняются при регистрации и нужны для идентификации организации. В электронных заявках часто достаточно указать реквизиты, но лучше иметь сканы этих документов под рукой.
• Документ, удостоверяющий личность руководителя. В тендерную заявку, как правило, прикладывают копию паспорта руководителя или нотариально заверенную доверенность на лицо, которое будет подписывать документы и принимать участие в торгах от имени компании.
• Электронная подпись (ЭЦП) – сама по себе не документ, но без нее невозможна подача электронной заявки. Участник должен иметь действующий сертификат квалифицированной электронной подписи, выданный ФНС или аккредитованным удостоверяющим центром, и продленный на текущий период. В 2025 году особое внимание уделяется актуальности ЭЦП: срок ее действия обычно 1 год, и просроченная подпись приведет к невозможности подписать заявку.
• Документы налогового учета – подтверждение постановки на учет в налоговом органе. В некоторых случаях заказчики требуют письмо из налоговой инспекции о постановке на учет или копию уведомления о регистрации. Для ИП – свидетельство о регистрации физлица в качестве ИП.
• Сведения об отсутствии задолженностей по налогам и сборам. По 44-ФЗ участник не должен иметь просроченной задолженности по налогам более 25% балансовой стоимости активов. Это подтверждается либо декларацией участника, либо официальной справкой из ФНС. Часто в составе заявки подают декларацию о соответствии единым требованиям, где поставщик сам подтверждает отсутствие долгов, факта банкротства, непривлечение к ответственности и т.п.. Дополнительно можно приложить справку из налоговой об отсутствии задолженности, хотя по закону достаточно декларации.

Все копии должны быть читаемы и заверены должным образом (электронной подписью или печатью/подписью, если требуется скан). Выписки и справки должны быть свежими, а данные в них – совпадать с текущими данными компании.

Многие тендеры, особенно на сложные работы или услуги, требуют от участника подтвердить квалификацию и опыт. Перечень таких документов зависит от конкретной сферы деятельности и условий закупки, но чаще всего включает.

• Лицензии и разрешения. Если предметом закупки являются работы или услуги, подлежащие лицензированию, обязательна соответствующая лицензия. Без действующей лицензии заявку не примут. Аналогично, могут требоваться свидетельства о допуске к определенным видам работ (актуально для строительной сферы до реформы СРО).
• Свидетельства СРО и НРС. В строительных и проектных тендерах обычно нужно состоять в саморегулируемой организации (СРО). Хотя с 2017 года допуски СРО на многие работы отменены, для крупных подрядов членство в СРО и наличие в штате аттестованных специалистов остается условием. В 2025 году особый акцент сделан на Национальный реестр специалистов (НРС): если закупка требует ответственного специалиста (главного инженера проекта, архитектора и пр.), участнику нужно подтвердить, что такой специалист состоит в НРС.
• Свидетельство о прохождении независимой оценки квалификации (НОК). Эта мера нова для ряда отраслей. С 2023 года для включения специалиста в НРС (в строительстве, проектировании и др.) необходимо сдать профессиональный экзамен – НОК. Поэтому некоторые тендеры 2025 года требуют приложить свидетельство о прохождении НОК для специалистов, заявленных в проекте.
• Сертификаты соответствия и качества. Если тендер касается поставки товаров или оборудования, или, к примеру, услуг по стандартизации, нужны документы, подтверждающие качество продукции.
• Документы на персонал. Когда заказчик устанавливает требование о наличии квалифицированного персонала, в заявку включают подтверждающие документы: копии дипломов сотрудников, резюме и трудовые книжки или сведения из электронных трудовых книжек, сертификаты об обучении и аттестации.

Стоит внимательно читать документацию к каждому тендеру: в разделе требований заказчик указывает, какие свидетельства или разрешения нужны. Если закупка с дополнительными требованиями по постановлениям (например, ПП РФ №2571 – опыт и объем выполненных работ), то без подтверждения опыта или персонала заявку отклонят. Все лицензии, сертификаты и свидетельства должны быть действующими на момент подачи заявки и на весь период исполнения контракта.

Нередко требуют документы, характеризующие финансовое состояние компании.

• Бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках за последний отчетный период. Обычно предоставляется бухгалтерская отчетность за последний год (для ООО) или налоговая декларация для ИП на упрощенной системе.
• Налоговые декларации. В некоторых случаях (чаще в коммерческих тендерах) просят копии налоговых деклараций по налогу на прибыль или упрощенке, подтвержденные ФНС. Для ИП могут запросить декларацию 3-НДФЛ или книгу доходов и расходов.
• Выписка с расчетного счета. Иногда заказчики требуют актуальную выписку из банка по основному расчетному счету организации (например, за последние 3–6 месяцев). Цель – удостовериться, что у участника есть оборотные средства и он финансово благонадежен.
• Обеспечение заявки – доказательство того, что участник внес залог добросовестности. В госзакупках по 44-ФЗ при начальной цене контракта выше 1 млн руб. обычно требуется обеспечение заявки 0.5–5% от НМЦК. Участник может внести эту сумму на спецсчете (тогда прикладывать ничего не нужно, банк сам заблокирует деньги) либо предоставить банковскую гарантию. В коммерческих закупках условия варьируются, но принцип тот же.
• Гарантийное письмо на исполнение контракта. Помимо обеспечения заявки, победитель должен предоставить обеспечение исполнения контракта (обычно 5–10% от суммы договора либо иной процент по условиям закупки). На этапе подачи заявки некоторые заказчики просят письмо о готовности предоставить такое обеспечение в случае победы.

Не все перечисленные финансовые документы требуются во всех тендерах. Для небольших закупок достаточно минимального набора – часто только обеспечение заявки. Для крупных конкурсов с предварительным отбором могут запрашивать весь блок финансовой отчетности.

Репутация поставщика – еще один критерий, влияющий на выбор победителя, особенно в конкурсах, где оценивается не только цена. Чтобы подтвердить свой опыт успешной работы, участники тендера предоставляют такие документы.

• Выполненные контракты и договоры. Соберите копии исполненных контрактов или договоров, похожих по предмету на текущий тендер. Обычно достаточно титульной страницы договора и страницы с подписями о выполнении, но лучше приложить также акты сдачи-приемки (например, формы КС-2, КС-3 для строительных работ).
• Рекомендательные письма, отзывы заказчиков. Хорошей практикой считается приложить письма от предыдущих заказчиков, где подтверждается качество выполненных работ или поставленных товаров, отсутствие претензий и своевременность исполнения.
• Реестр контрактов из ЕИС. Если компания уже работала по госзакупкам, сведения о ее госконтрактах доступны в открытом реестре контрактов ЕИС. Участник может указать реестровые номера контрактов или предоставить справку/выписку из этого реестра, где перечислены выполненные госконтракты (суммы, заказчики, даты).
• Договоры с субподрядчиками (если применимо). В некоторых случаях, особенно в строительстве, участник планирует привлекать субподряд. Если это допустимо и вы собираетесь это делать, имеет смысл приложить проекты договоров с ключевыми субподрядчиками или письма о намерениях.
• Презентации, фотоотчеты, портфолио. Формально они не требуются, но на усмотрение участника можно добавить дополнительный файл с описанием реализованных проектов, фотографиями выполненных работ, сертификатами благодарности и т.п.

Репутация в тендерах нарабатывается со временем, и предоставить максимальный набор подтверждающих опыт документов особенно полезно начинающим участникам, чтобы убедить заказчика в своей надежности.

Требования к документации эволюционируют. В 2025 году появились новые акценты, на которые участникам закупок стоит обратить внимание.

• Цифровой профиль участника закупок. Сейчас на портале ЕИС у каждого зарегистрированного поставщика есть цифровой профиль, интегрированный с данными Госуслуг. Фактически, основные сведения об организации подтягиваются автоматически из ЕРЮЛ, налоговой и других реестров. Участнику важно следить, чтобы в этом профиле была актуальная информация: юридический адрес, данные руководителя, контактные данные. Хотя это не “документ” в привычном смысле, информация из цифровой платформы заменяет многие бумаги. Например, выписку из ЕГРЮЛ часто не требуют отдельно – достаточно, что вы зарегистрированы в ЕИС и ваши данные доступны заказчику онлайн.
• Подтверждение включения в НРС. Как упоминалось, для строительных и некоторых технических тендеров 2025 года наличие специалиста, включенного в Национальный реестр, стало обязательным условием. Поэтому участникам нужно заранее позаботиться о таком специалисте в штате и его документах.
• Свидетельство о прохождении НОК. С 2022 года независимая оценка квалификации стала необходимым этапом для многих специалистов перед внесением в НРС.
• Аккредитация на электронных площадках 2.0. В 2025 г. появились новые ЭТП и обновились правила работы на старых. Например, были запущены дополнительные коммерческие площадки, требующие отдельной регистрации, либо обновлены протоколы безопасности на федеральных ЭТП.
• Проверка через ЕСИА. Теперь вход на все основные площадки и в ЕИС осуществляется через Единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА) – учетную запись на Госуслугах. Для участия в торгах ответственное лицо (руководитель или доверенное лицо) должно иметь подтвержденную учетную запись. В 2025 году ужесточились требования к безопасности: участникам может потребоваться двухфакторная аутентификация при входе, а данные ЕСИА сверяются с данными заявки.

Итого, новое в 2025 году касается не введения каких-то экзотических бумаг, а перехода на цифру и подтверждения профквалификации. Чтобы успешно принимать участие в современных тендерах, убедитесь, что у вас полный порядок с регистрацией в цифровых реестрах и с квалификационными аттестатами ваших специалистов.

Даже имея на руках все необходимые бумаги, участники нередко совершают ошибки при их подготовке и подаче. Перечислим распространенные промахи, которых следует избегать.

1. Просроченные или недействительные документы. Перед каждым тендером проверять даты актуальности всех документов и ключей.
2. Неполный пакет документов. Используйте чек-лист: выпишите все требуемые по документации позиции и отмечайте галочкой, что приложено.
3. Неправильные файлы или формат. Электронные площадки предъявляют требования к формату файлов и их названию. Проверяйте каждый загруженный файл.
4. Расхождение данных в заявке и документах. Все сведения, которые вы указываете при заполнении электронной заявки, должны точно соответствовать данным ваших документов.

Чтобы избежать ошибок, начинать подготовку документов нужно заблаговременно и привлекать к проверке второго человека (принцип четырех глаз). После формирования заявки еще раз сравните каждое поле с соответствующим документом.

Успех в тендерах начинается с правильно подготовленных документов. В 2025 году требования к участникам стали строже и разнообразнее, но одновременно цифровизация облегчила жизнь поставщиков: многие данные подтягиваются автоматически.

Подготовьте всё заранее и смело действуйте. А если процесс кажется сложным, имеет смысл привлечь профессионалов. Сейчас на рынке доступны услуги тендерных сопровождений: наши специалисты помогут собрать и оформить все документы, проверить заявку перед подачей, провести аккредитацию на площадках.

Либо можете использовать специализированные CRM-системы для тендеров, которые сами напоминают о необходимости обновить справки, хранят шаблоны документов и даже интегрируются с ЕИС.

Желаем удачи на торгах!