Минфин впервые чётко сформулировал порядок, которого должен придерживаться заказчик при выставлении требований об уплате неустоек подрядчику. Речь идёт о жёстком сроке — пяти рабочих днях, который отсчитывается со дня, следующего за датой исполнения контракта. Если, например, подрядчик сдал этап 10 октября, то до 17 октября включительно заказчик обязан направить требование о начислении неустойки — при условии, что между этими датами нет выходных, продлевающих срок.
Минфин ссылается на положения Закона № 44-ФЗ и Правил ведения реестра контрактов, утверждённых постановлением Правительства РФ № 1084. Эти документы устанавливают:
Заказчик обязан внести сведения о неустойках в реестр контрактов в течение пяти рабочих дней с момента их возникновения.
Чтобы внести данные в реестр, сначала нужно выставить требование подрядчику и зафиксировать факт направления.
Если заказчик пропустит срок выставления требования, то автоматически не сможет своевременно внести информацию в реестр, нарушив установленный порядок. Такое нарушение считается административным, и к заказчику могут быть применены меры со стороны Федерального казначейства или контрольных органов (в том числе ФАС России).
Важно и то, что письмо Минфина делает акцент:
никаких исключений или продлений срока законом не предусмотрено;
пятидневный период исчисляется строго с даты исполнения обязательств, а не с момента обнаружения нарушения или завершения сверки;
внутренние процедуры заказчика (проверка объёмов, согласование с юристами и бухгалтерией) не могут служить основанием для переноса срока.
Таким образом, Минфин фактически закрывает возможность “растягивать” оформление неустоек на недели, как часто делалось раньше.
Что меняется на практике
Ранее во многих организациях претензии подрядчикам выставлялись задним числом или с задержкой до месяца, когда бухгалтерия завершала сверку объёмов, а юристы проверяли документы. Теперь такой подход официально признан неверным.
Минфин фактически устанавливает жёсткий пятидневный лимит, который становится новой нормой для всех заказчиков по контрактам 44-ФЗ. Это значит, что:
контроль сроков исполнения и подписания актов нужно вести ежедневно;
как только наступает дата завершения этапа, в течение пяти рабочих дней должно быть принято решение о начислении (или неначислении) неустойки;
все расчёты, уведомления и внесение данных в реестр контрактов должны быть синхронизированы.
Как заказчикам не нарушить порядок
Чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов и не допускать нарушений сроков, заказчикам нужно встроить процесс выставления требований подрядчику в систему внутреннего контроля контрактной работы.
Во-первых, необходимо назначить конкретного ответственного сотрудника за отслеживание сроков исполнения контрактов и направление требований подрядчикам.
Во-вторых, важно внести пункт о сроках выставления претензий в локальные нормативные акты — например, в положение о контрактной службе, инструкцию по делопроизводству или регламент взаимодействия с подрядчиками. В документе следует прописать:
когда начинается отсчёт срока (со следующего дня после исполнения контракта или этапа);
кто формирует и подписывает претензию;
кто отвечает за её регистрацию и направление подрядчику;
каким способом фиксируется дата отправки (электронная подпись, заказное письмо, ЭДО).
В-третьих, необходимо наладить синхронизацию действий бухгалтерии, юридического отдела и специалистов по закупкам. На практике задержки чаще всего возникают из-за того, что бухгалтерия ждёт сверки, юристы проверяют акты, а контрактная служба не получает своевременной информации.
В-четвёртых, рекомендуется перейти на ЭДО и использовать электронные уведомления. Это решает две ключевые задачи:
фиксирует точную дату отправки требования подрядчику — при проверке можно легко подтвердить, что срок соблюдён;
сокращает время на согласование, подписание и отправку документов.
Также полезно вести внутренний календарь или журнал претензионных действий, где отмечаются все даты: исполнение этапа, срок для направления требования, дата фактической отправки и внесения сведений в реестр контрактов.
Итог
Эти разъяснения особенно важны для строительных компаний и подрядчиков, работающих по 44-ФЗ и 223-ФЗ. В отличие от коммерческих заказчиков, государственные заказчики обязаны строго соблюдать все сроки и фиксировать каждое действие в реестре контрактов. Любое отклонение — формальное нарушение, которое может обернуться проверкой и финансовыми санкциями.
Позиция Минфина однозначна: “Претензия подрядчику должна быть направлена в течение пяти рабочих дней со дня, следующего за днём исполнения контракта или его этапа.”
Работаете по госконтрактам? Проверьте, чтобы в вашей команде были специалисты, включённые в Национальный реестр специалистов (НРС) — без них невозможно участие в крупных тендерах и подписание контрактов.