Топ-7 ошибок при участии в тендерах — и как их избежать
Тендер — это способ определения поставщика или подрядчика. Заказчик публикует условия: какие товары, услуги или работы нужны, на какую сумму, в какие сроки. Участники подают предложения. Побеждает тот, кто предложит лучшие условия.
Хотя в Гражданском кодексе и ФЗ 44/223 термин "тендер" не используется — юридически он звучит как "конкурентный способ выбора поставщика" — в деловой практике это слово прижилось.
Участие в электронных тендерах — возможность для компаний выйти на новые рынки, обеспечить стабильный поток заказов и расширить клиентскую базу. Однако небрежность и невнимание к деталям часто приводят к отказу, штрафам и репутационным потерям. Чтобы не вылететь с торгов уже на старте, разберём ключевые ошибки и способы их избежать.
По данным аналитиков, до 40% заявок отклоняются из-за формальных недочётов. На ЭТП РТС-тендер ежедневно фиксируются случаи, когда заявки не проходят из-за ошибок в документации, проблем с ЭЦП или несоответствия требованиям. Отклонение означает потерю времени и ресурсов. В тяжёлых случаях — судебные споры и занесение в реестры недобросовестных поставщиков.
Ошибка 1. Неправильная или неполная документация
Заказчики обязаны отклонять заявки, в которых отсутствуют обязательные сведения, допущены ошибки в формулировках, использованы устаревшие формы, нарушена структура или приложены неподписанные файлы. Даже мелкая неточность — например, отсутствие подписи на одном из листов или несоответствие названия файла — может привести к отклонению без рассмотрения ценового предложения.
Это касается как закупок по 44-ФЗ, так и по 223-ФЗ. А в коммерческих тендерах требования могут быть индивидуальны, и пропущенный пункт из технического задания — повод для отказа без возможности обжалования.
Что должно быть в заявке:
Полные реквизиты компании;
Коммерческое предложение с ценой и сроками поставки;
Документы, подтверждающие право на деятельность и качество товаров;
Лицензии, сертификаты, дипломы сотрудников;
Гарантии исполнения и качества.
Пример из практики:
Компания подала заявку на участие в электронном аукционе по 44-ФЗ. Все документы были загружены вовремя, но один файл с декларацией из ст. 31 не был подписан электронной подписью. В результате заявка была отклонена. Жалоба в ФАС ничего не изменила: заказчик действовал по регламенту.
Комментарий эксперта:
«Чаще всего заявки отклоняются не из-за отсутствия опыта или квалификации, а из-за банальных ошибок — неподписанных файлов, перепутанных документов, забытых приложений. Работа в спешке — главный враг. Готовьте заявку в системе и проверяйте всё с позиции проверяющего. Тогда вы снизите риск отказа до минимума»
Как избежать ошибки:
Внимательно читайте документацию закупки. У каждого тендера свой набор требований. Не ориентируйтесь на шаблоны — сверяйтесь с конкретным техническим заданием и инструкцией по заполнению заявки.
Проверяйте соответствие форм. Убедитесь, что используете актуальные формы документов. Формы госзакупок периодически обновляются.
Работайте по чек-листу. Создайте внутренний шаблон проверки заявки перед подачей: все поля заполнены, все документы приложены, подписи и печати стоят, названия файлов корректны.
Используйте тендерное сопровождение. Даже крупные компании с тендерными отделами допускают ошибки. Внешний аудит заявки снижает риск отклонения.
Не ждите дедлайна. Подайте заявку за 1–2 дня до окончания приёма, чтобы была возможность исправить технические ошибки.
Ошибка 2. Игнорирование требований технического задания (ТЗ)
Техническое задание — это основа закупочной документации, в которой заказчик детально описывает характеристики требуемого товара, работы или услуги. Игнорирование или неправильное толкование этих требований может привести к следующим последствиям:
Отклонение заявки: если заявка не соответствует ТЗ, заказчик вправе её отклонить.
Расторжение контракта: в случае заключения контракта и последующего выявления несоответствия поставляемой продукции или услуг требованиям ТЗ, заказчик может расторгнуть контракт и потребовать компенсацию убытков.
Включение в РНП: систематическое игнорирование требований ТЗ может привести к включению поставщика в реестр недобросовестных поставщиков (РНП), что ограничит его участие в будущих тендерах.
Пример из практики:
В одном из тендеров заказчик установил требования к поставке дизельных двигателей экологического класса Евро-2 с системой нейтрализации отработанных газов. Однако такие двигатели не комплектуются подобной системой. Несмотря на это, участник подал заявку, не обратив внимания на противоречие в ТЗ. В результате его заявка была отклонена, а заказчику было выдано предписание устранить нарушения в документации.
Рекомендации эксперта:
"Перед подачей заявки внимательно изучите техническое задание. Если возникают сомнения или непонимание отдельных пунктов, обязательно направьте запрос на разъяснение через электронную торговую площадку. Это поможет избежать ошибок и повысит шансы на успешное участие в тендере."
Как избежать ошибки:
Тщательно изучайте ТЗ: обратите внимание на все технические и функциональные характеристики, сроки поставки, условия исполнения контракта.
Запрашивайте разъяснения: если какие-либо пункты ТЗ вызывают вопросы.
Сравнивайте с возможностями: убедитесь, что ваша продукция или услуги соответствуют ТЗ.
Используйте чек-листы: создайте список всех требований ТЗ и отметьте, какие из них вы можете выполнить.
Привлекайте специалистов: при необходимости обратитесь к экспертам по тендерам для анализа ТЗ и подготовки заявки.
Ошибка 3. Неверный расчёт цены и экономическая нецелесообразность
Участники тендеров иногда предлагают цену, которая не покрывает всех расходов, связанных с исполнением контракта. Это связано с:
неучётом налогов и сборов;
игнорированием логистических и транспортных расходов;
забыванием о комиссиях торговых площадок и банков;
недооценкой затрат на упаковку, хранение и доставку;
непредвиденными расходами, связанными с исполнением контракта.
В результате, выиграв тендер, компания сталкивается с невозможностью выполнить обязательства без убытков, что может привести к расторжению контракта и включению в реестр недобросовестных поставщиков.
Пример из практики:
Компания-подрядчик выиграла тендер на поставку оборудования, предложив цену значительно ниже рыночной. Однако при исполнении контракта выяснилось, что в расчётах не были учтены расходы на доставку и установку оборудования. В результате компания не смогла выполнить условия контракта, что привело к его расторжению и наложению штрафных санкций.
Рекомендации эксперта:
"Частая ошибка — неправильный расчет ценового предложения участника закупки. Например, поставщик может недостаточно тщательно изучить техническое задание и не учесть, что помимо поставки товара потребуется демонтаж старого и монтаж нового оборудования. Предложенная им цена контракта будет ниже, чем у конкурентов, но исполнить его он не сможет или понесет убытки."
Как избежать ошибки:
Тщательно анализируйте все затраты: учитывайте не только стоимость товара или услуги, но и все сопутствующие расходы.
Оценивайте рентабельность: перед подачей заявки убедитесь, что предложенная цена обеспечивает прибыль, а не убытки.
Изучайте техническое задание, чтобы избежать дополнительных непредвиденных расходов.
Используйте опыт предыдущих тендеров: анализируйте прошлые проекты, чтобы учитывать все возможные расходы.
Консультируйтесь с экспертами: при необходимости обращайтесь за помощью к специалистам.
Ошибка 4. Нарушение сроков подачи заявки
Согласно законодательству, для каждого вида закупки установлены конкретные сроки подачи заявок. Например:
Электронный конкурс — не менее 15 дней до даты окончания подачи заявок.
Электронный аукцион — не менее 7 или 15 дней, в зависимости от начальной (максимальной) цены контракта.
Запрос котировок — не менее 4 рабочих дней.
Несоблюдение этих сроков может привести к отклонению заявки. Кроме того, технические сбои, отсутствие электронной подписи или аккредитации на электронной площадке могут стать препятствием для своевременной подачи заявки.
Пример из практики:
Компания решила участвовать в тендере на поставку оборудования. Однако в день окончания подачи заявок выяснилось, что срок действия электронной подписи истёк. В результате компания не смогла подать заявку и упустила возможность заключить выгодный контракт.
Рекомендации эксперта:
"Планируйте участие в тендерах заранее. Проверяйте сроки действия электронной подписи и аккредитации на площадках. Учитывайте возможные технические сбои и оставляйте запас времени для подачи заявки."
Как избежать ошибки:
Планируйте заранее: начинайте подготовку документов за несколько дней до окончания срока подачи заявок.
Проверяйте технические средства: убедитесь в наличии действующей электронной подписи и аккредитации на электронной площадке.
Следите за сроками: регулярно проверяйте даты окончания подачи заявок и учитывайте возможные изменения в документации.
Учитывайте часовые пояса: обратите внимание на часовой пояс, в котором установлены сроки подачи заявок, чтобы избежать недоразумений.
Обращайтесь за разъяснениями: если возникают вопросы по срокам или другим аспектам тендера, своевременно направляйте запросы заказчику через электронную площадку.
Ошибка 5. Проблемы с ЭЦП или аккредитацией на ЭТП
ЭЦП является ключевым инструментом для участия в электронных торгах, обеспечивая юридическую значимость электронных документов. Проблемы с ЭЦП могут включать:
Неправильная установка сертификатов: отсутствие корневых сертификатов удостоверяющего центра или неправильная установка личного сертификата пользователя.
Истечение срока действия ЭЦП: несвоевременное обновление сертификата может привести к невозможности подписания документов.
Несовместимость программного обеспечения: использование неподходящих версий криптопровайдеров или браузеров.
Аккредитация на ЭТП требует предоставления полного и корректного пакета документов. Ошибки могут включать:
Неполный или некорректный пакет документов: например, нечитаемые страницы устава или отсутствие необходимых доверенностей.
Ошибки в анкете: неверное указание наименования организации или адреса.
Несоответствие ЭЦП требованиям ЭТП: некоторые площадки требуют определённые типы ЭЦП или дополнительные настройки.
Пример из практики:
Компания успешно прошла аккредитацию на одной из ЭТП и решила участвовать в тендере в секции корпоративных заказчиков. Однако при попытке подписать документы возникла ошибка: ЭЦП не подходила для данной секции. Выяснилось, что требуется отдельная ЭЦП и дополнительная аккредитация, которая занимает до 5 рабочих дней. Компания не успела пройти процедуру вовремя и была вынуждена заказывать ускоренную платную аккредитацию.
Рекомендации эксперта:
“Перед участием в торгах убедитесь, что ваша ЭЦП действительна и соответствует ЭТП. Регулярно проверяйте срок действия сертификата. При аккредитации внимательно заполняйте все поля анкеты и предоставляйте читаемые копии документов. Если возникают сомнения, обратитесь за консультацией к специалистам или в техническую поддержку площадки."
Как избежать ошибки:
Проверяйте срок действия ЭЦП: обновляйте сертификат за 1–2 месяца до истечения срока.
Устанавливайте необходимое ПО: убедитесь, что на вашем компьютере установлены актуальные версии криптопровайдеров и браузеров, совместимых с ЭТП.
Тщательно подготавливайте документы для аккредитации: предоставляйте полные и читаемые копии всех необходимых документов.
Проверяйте соответствие ЭЦП требованиям ЭТП: уточняйте у операторов площадок, подходит ли ваша ЭЦП для участия в конкретных торгах.
Ошибка 6. Недостаточная квалификация или отсутствие нужных разрешений
Заказчики в тендерах часто устанавливают определённые требования к участникам, включая лицензии, сертификаты, членства в саморегулируемых организациях (СРО) и подтверждённый опыт выполнения аналогичных контрактов. Игнорирование этих требований или предоставление неполной информации может привести к следующим последствиям:
Отклонение заявки: если участник не предоставляет подтверждение соответствия установленным требованиям, его заявка может быть отклонена.
Расторжение контракта: в случае выявления несоответствия после заключения контракта, заказчик может расторгнуть договор и потребовать компенсацию убытков.
Включение в РНП: систематическое несоблюдение требований может привести к включению поставщика в реестр недобросовестных поставщиков, что ограничит его участие в будущих тендерах.
Пример из практики:
Компания подала заявку на участие в тендере на выполнение строительных работ, не имея необходимой лицензии на данный вид деятельности. Несмотря на выигрыш в тендере, при проверке документов было выявлено отсутствие лицензии, что привело к расторжению контракта и включению компании в РНП.
Рекомендации эксперта:
"Перед подачей заявки необходимо тщательно изучить требования тендера и убедиться в наличии всех необходимых разрешений и подтверждений квалификации. При отсутствии каких-либо документов следует либо получить, либо отказаться от участия в тендере, чтобы избежать негативных последствий."
Как избежать ошибки:
Тщательно изучайте требования тендера: обратите внимание на все указанные требования к квалификации и разрешениям.
Проверяйте наличие и актуальность документов: убедитесь, что все лицензии, сертификаты и другие документы действительны.
Запрашивайте разъяснения: если какие-либо требования вызывают вопросы, направьте запрос на разъяснение через электронную торговую площадку.
Привлекайте специалистов: при необходимости обратитесь к экспертам по тендерам для анализа требований и подготовки заявки.
Не участвуйте в тендерах без необходимых разрешений: если у вас отсутствуют требуемые документы, лучше отказаться от участия, чтобы не рисковать репутацией и избежать возможных санкций.
Ошибка 7. Отсутствие анализа и стратегии
Компании- новички, стремятся участвовать в тендерах без должной подготовки, полагаясь на удачу или минимальные усилия. Отсутствие анализа рынка, конкурентов и требований заказчика может привести к следующим негативным последствиям:
Неправильный выбор тендера: участие в закупках, не соответствующих профилю или возможностям компании, увеличивает риск неисполнения обязательств.
Нереалистичное ценообразование: без анализа себестоимости и рыночных цен можно установить цену, которая приведет к убыткам или отклонению заявки.
Игнорирование требований заказчика: недостаточное внимание к техническому заданию и условиям контракта может привести к несоответствию предложения ожиданиям заказчика.
Пример из практики:
Компания решила участвовать в тендере на поставку оборудования, не проведя анализа рынка и без опыта в данной сфере. Они предложили цену ниже рыночной, надеясь на выигрыш. Однако после победы выяснилось, что себестоимость поставки превышает предложенную цену, а также отсутствуют необходимые сертификаты на продукцию. В результате контракт был расторгнут, и компания понесла убытки.
Рекомендации эксперта:
"Перед участием в тендере необходимо провести всесторонний анализ: изучить требования заказчика, оценить свои возможности, проанализировать рынок и конкурентов. Только после этого можно принимать обоснованное решение об участии."
Как избежать ошибки:
Проводите анализ рынка: изучите текущие цены, предложения конкурентов и требования заказчиков.
Оценивайте свои ресурсы: убедитесь, что у вас есть все необходимые ресурсы для исполнения контракта.
Разрабатывайте стратегию участия: определите, в каких тендерах вы будете участвовать, на каких условиях и с какой ценой.
Обучайте персонал: инвестируйте в обучение сотрудников, ответственных за участие в тендерах, чтобы повысить их квалификацию.
Используйте специализированные сервисы: рименяйте инструменты для анализа тендеров и мониторинга рынка.
Заключение
Ошибки в тендерах стоят компаниям денег, времени и репутации. Критичны любые нарушения, особенно связанные с документацией, техническим заданием и сроками.
Ведите базу тендеров, анализируйте каждый отказ, оптимизируйте стратегию участия. Обращайтесь за консультацией к специалистам и внедряйте системный подход. Научившись избегать типичных ошибок, вы повысите свою конкурентоспособность и сможете стабильно выигрывать государственные и коммерческие закупки.