В строительной сфере участие в тендерах становится одним из главных источников заказов и развития. Однако возникает закономерный вопрос: стоит ли компании формировать собственный тендерный отдел или проще и выгоднее обратиться к внешним специалистам?
Разберёмся, когда это действительно необходимо, какие существуют альтернативы с учетом целей бизнеса.
Когда возникает потребность в тендерном отделе
У компании, стремящихся к масштабированию и стабильному росту, рано или поздно увеличиваются объемы тендерных заявок. На этом этапе встает выбор:
- поручить работу одному из текущих сотрудников,
- привлечь аутсорсинговую компанию,
- или сформировать собственный тендерный отдел.
Если заявка подается 1–2 раза в месяц, рациональнее распределить задачи между текущими сотрудниками. Но если компания регулярно участвует в торгах и стремится к расширению тендерного портфеля, без отдельного специалиста или отдела не обойтись.
Функции и задачи тендерного отдела
Тендерный отдел — это не просто «заявочник». Его основная задача — обеспечить бизнесу стабильный поток контрактов, которые соответствуют возможностям компании. Ключевые функции:
- поиск и анализ закупок;
- подготовка и подача заявок;
- участие в электронных торгах;
- сопровождение тендерных процедур;
- взаимодействие с заказчиками и контроль соответствия;
- обеспечение документооборота.
При правильной организации отдел становится стратегическим инструментом роста.
Преимущества собственного тендерного отдела
- Глубокое понимание специфики бизнеса. Сотрудники знают возможности компании, что снижает вероятность ошибок при подаче заявок.
- Оперативность. Внутренний отдел быстрее реагирует на срочные тендеры и изменения в условиях закупки.
- Контроль. Вся информация и документы остаются внутри компании.
- Гибкость. Отдел может работать в связке с другими подразделениями и подстраиваться под внутренние процессы.
Недостатки
- Высокие затраты. Оклад, налоги, обучение, обеспечение — расходы немаленькие.
- Сложности найма.
- Риск выгорания. Монотонная и стрессовая работа быстро утомляет.
Плюсы аутсорсинга
- Экономия. Платите только за результат или объем работы.
- Экспертность. Внешние команды постоянно работают с тендерами, знают нюансы законодательства, площадок и требований заказчиков.
- Отсутствие кадровых рисков. Не нужно обучать, заменять или увольнять сотрудников.
Минусы аутсорсинга
- Меньшая вовлеченность. Внешнему подрядчику сложнее учитывать ВСЕ особенности вашего бизнеса.
- Ограниченный контроль. Невозможно в режиме реального времени наблюдать за каждым действием.
Когда целесообразен гибридный подход
Если компания активно растет, но пока не готова к формированию полноценного отдела, логично начать с привлечения внешних специалистов под контролем внутреннего сотрудника. Такой формат позволяет:
- Снизить затраты.
- Быстро реагировать на запросы.
- Контролировать процессы изнутри.
Как понять, что отдел нужен «вчера»
- Количество подаваемых заявок > 10 в месяц.
- Постоянно участвуете в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ.
- Не хватает ресурсов готовить документацию в срок.
- Начинают срываться выгодные тендеры.
- Нет понимания, кто контролирует, анализирует и сопровождает процедуру.
Как организовать работу тендерного специалиста
- Установить KPI (количество поданных заявок, доля побед, экономия/наценка).
- Обеспечить технические средства: ЭЦП, доступ к ЭТП, шаблоны документов.
- Назначить куратора, который будет взаимодействовать с другими отделами.
- Регулярно проводить обучение по изменениям законодательства.
Что важно помнить
Независимо от того, на кого возложена функция подготовки тендеров — бухгалтера, юриста, внешнего подрядчика или штатного сотрудника — участие в закупках требует системы и регулярной экспертизы. Ошибки обходятся дорого: от отклонения заявки до попадания в РНП.
Для эффективной работы важно грамотно оценить ресурсы, возможности и цели бизнеса. Тендерный отдел — не роскошь, а инвестиция, если вы играете в долгую.
Если вы участвуете в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ, рекомендуем воспользоваться услугой тендерного сопровождения под ключ или привлечь специалистов НРС, если требуется их наличие для участия в торгах.
