Для повышения удобства сайта мы используем cookies. К сайту подключен сервис Яндекс.Метрика, который также использует файлы cookie
СРО СтройЭксперт

Нужен ли строительной компании тендерный отдел?

В строительной сфере участие в тендерах становится одним из главных источников заказов и развития. Однако возникает закономерный вопрос: стоит ли компании формировать собственный тендерный отдел или проще и выгоднее обратиться к внешним специалистам?
Разберёмся, когда это действительно необходимо, какие существуют альтернативы с учетом целей бизнеса.

Когда возникает потребность в тендерном отделе

У компании, стремящихся к масштабированию и стабильному росту, рано или поздно увеличиваются объемы тендерных заявок. На этом этапе встает выбор:
  • поручить работу одному из текущих сотрудников,
  • привлечь аутсорсинговую компанию,
  • или сформировать собственный тендерный отдел.
Если заявка подается 1–2 раза в месяц, рациональнее распределить задачи между текущими сотрудниками. Но если компания регулярно участвует в торгах и стремится к расширению тендерного портфеля, без отдельного специалиста или отдела не обойтись.

Функции и задачи тендерного отдела

Тендерный отдел — это не просто «заявочник». Его основная задача — обеспечить бизнесу стабильный поток контрактов, которые соответствуют возможностям компании. Ключевые функции:
  • поиск и анализ закупок;
  • подготовка и подача заявок;
  • участие в электронных торгах;
  • сопровождение тендерных процедур;
  • взаимодействие с заказчиками и контроль соответствия;
  • обеспечение документооборота.
При правильной организации отдел становится стратегическим инструментом роста.
Преимущества собственного тендерного отдела
  1. Глубокое понимание специфики бизнеса. Сотрудники знают возможности компании, что снижает вероятность ошибок при подаче заявок.
  2. Оперативность. Внутренний отдел быстрее реагирует на срочные тендеры и изменения в условиях закупки.
  3. Контроль. Вся информация и документы остаются внутри компании.
  4. Гибкость. Отдел может работать в связке с другими подразделениями и подстраиваться под внутренние процессы.
Недостатки
  1. Высокие затраты. Оклад, налоги, обучение, обеспечение — расходы немаленькие.
  2. Сложности найма.
  3. Риск выгорания. Монотонная и стрессовая работа быстро утомляет.
Плюсы аутсорсинга
  1. Экономия. Платите только за результат или объем работы.
  2. Экспертность. Внешние команды постоянно работают с тендерами, знают нюансы законодательства, площадок и требований заказчиков.
  3. Отсутствие кадровых рисков. Не нужно обучать, заменять или увольнять сотрудников.
Минусы аутсорсинга
  1. Меньшая вовлеченность. Внешнему подрядчику сложнее учитывать ВСЕ особенности вашего бизнеса.
  2. Ограниченный контроль. Невозможно в режиме реального времени наблюдать за каждым действием.

Когда целесообразен гибридный подход

Если компания активно растет, но пока не готова к формированию полноценного отдела, логично начать с привлечения внешних специалистов под контролем внутреннего сотрудника. Такой формат позволяет:
  • Снизить затраты.
  • Быстро реагировать на запросы.
  • Контролировать процессы изнутри.
Как понять, что отдел нужен «вчера»
  • Количество подаваемых заявок > 10 в месяц.
  • Постоянно участвуете в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ.
  • Не хватает ресурсов готовить документацию в срок.
  • Начинают срываться выгодные тендеры.
  • Нет понимания, кто контролирует, анализирует и сопровождает процедуру.
Как организовать работу тендерного специалиста
  1. Установить KPI (количество поданных заявок, доля побед, экономия/наценка).
  2. Обеспечить технические средства: ЭЦП, доступ к ЭТП, шаблоны документов.
  3. Назначить куратора, который будет взаимодействовать с другими отделами.
  4. Регулярно проводить обучение по изменениям законодательства.

Что важно помнить

Независимо от того, на кого возложена функция подготовки тендеров — бухгалтера, юриста, внешнего подрядчика или штатного сотрудника — участие в закупках требует системы и регулярной экспертизы. Ошибки обходятся дорого: от отклонения заявки до попадания в РНП.
Для эффективной работы важно грамотно оценить ресурсы, возможности и цели бизнеса. Тендерный отдел — не роскошь, а инвестиция, если вы играете в долгую.
Если вы участвуете в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ, рекомендуем воспользоваться услугой тендерного сопровождения под ключ или привлечь специалистов НРС, если требуется их наличие для участия в торгах.