Анализ тендеров в вашей отрасли: как выбирать выгодные закупки
Тендер — это формат торгов, при котором компания-заказчик публикует запрос на работы или поставку товаров, а потенциальные исполнители предлагают свои условия. Кто предложит лучшие условия — получает контракт. Это простой способ найти крупного клиента и обеспечить загрузку на месяцы вперёд.
С юридической точки зрения слово «тендер» в российском законодательстве не применяется — вместо него используется термин «торги». Однако по сути это одно и то же.
На федеральных и региональных электронных торговых площадках (ЭТП) ежедневно размещаются тысячи закупок. Однако не каждая из них подходит вашей компании. Участие в «чужих» торгах — это потеря времени, ресурсов и репутации. Грамотный анализ помогает найти выгодные предложения.
Как искать тендеры по профилю вашей компании
Для размещения тендеров используются разные площадки:
- Коммерческие ЭТП — агрегаторы и корпоративные площадки.
- Федеральные ЭТП — обязательны для госзакупок.
Полный список федеральных ЭТП установлен распоряжением Правительства № 1447-р от 12.07.2018.
Где отслеживать тендеры?
- zakupki.gov.ru — единый портал, на котором размещаются все госзакупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ. В карточке каждой закупки указывается ссылка на соответствующую ЭТП.
- ЭТП — можно напрямую отслеживать закупки на Сбер А, РТС и других площадках.
- Агрегаторы — платные сервисы, которые собирают тендеры с разных площадок и предоставляют удобные фильтры.
- Корпоративные сайты — размещают коммерческие тендеры частных компаний.
- Единый агрегатор торговли — удобен для МСП. Здесь публикуются госзакупки до 600 тыс. рублей у единственного поставщика.
Кажется, что найти тендер — дело простое: зашёл на ЕИС или ЭТП, вбил нужное слово — и готово. Но на практике всё не так. Слишком общий поиск выдаёт сотни нерелевантных закупок, а нестандартные формулировки заказчиков могут полностью «спрятать» нужный вам контракт.
Проблемы стандартного поиска:
- Размытые названия. Заказчики часто используют шаблонные или неопределённые формулировки — вроде «Поставка товаров для нужд учреждения» или «Закупка продукции по 44-ФЗ». По таким названиям невозможно понять, что именно требуется.
- Синонимы и спецтермины. Один и тот же товар может называться по-разному: «стулья», «мебель для сидения», «офисные кресла». Если искать по одному слову, часть релевантных закупок просто не отобразится.
- Ошибки в текстах. Иногда заказчики делают опечатки — например, «строитИльные матерЬялы». Алгоритмы поиска не всегда их «понимают».
- Местоположение. Регион заказчика не всегда совпадает с регионом поставки, поэтому стоит учитывать это при фильтрации.
- Ограниченные фильтры. Не все платформы позволяют гибко настраивать поиск, а значит — часть релевантных тендеров можно легко упустить.
Что делать, чтобы искать более точно?
1. Настраивайте ключевые слова гибко. На агрегаторах вроде Тендерплана вместо поиска по одному слову лучше использовать шаблоны (ключи) с автоматическим расширением. Например:
- Используйте * для охвата всех форм слова: стул* найдёт и «стул», и «стулья», и «стульев».
- Добавляйте исключения. Пример: если вы продаёте столы, но не поставляете столешницы, укажите -столешн* в исключениях.
- Применяйте синонимы. Например, для бытовой химии: бытов* хими*, моющ*, убор*.
2. Используйте поиск внутри документации. Некоторые тендеры не упоминают нужные вам слова в названии, но содержат их в текстах лотов, спецификациях или ТЗ. Включите режим «поиск по документации», чтобы система находила даже такие закупки.
3. Применяйте коды ОКПД2 и ОКВЭД. Когда слова не помогают — работает классификатор. У каждого товара и услуги есть код в ОКПД2. Например, для стирального порошка это 20.41.32.121. Подставьте нужный код в фильтры и получите точную выборку. Это особенно полезно, если заказчики странно называют предмет закупки.
4. Создайте шаблоны поиска. В сервисах, как Тендерплан или Контур.Закупки, можно один раз задать все параметры: предмет закупки, регион, НМЦК, тип торгов, нужные и исключаемые слова, ОКПД2, ИНН заказчика и т.д. Система будет искать всё сама и присылать уведомления — не надо проверять вручную.
5. Ищите не только для участия. Иногда есть смысл искать тендеры не для подачи заявки, а чтобы найти потенциальных партнёров. Например, если вы поставляете только гранит, а крупная компания выиграла тендер на поставку всех каменных материалов — свяжитесь с ними напрямую и предложите себя как субподрядчика. Это рабочая схема.
3. Применяйте коды ОКПД2 и ОКВЭД. Когда слова не помогают — работает классификатор. У каждого товара и услуги есть код в ОКПД2. Например, для стирального порошка это 20.41.32.121. Подставьте нужный код в фильтры и получите точную выборку. Это особенно полезно, если заказчики странно называют предмет закупки.
4. Создайте шаблоны поиска. В сервисах, как Тендерплан или Контур.Закупки, можно один раз задать все параметры: предмет закупки, регион, НМЦК, тип торгов, нужные и исключаемые слова, ОКПД2, ИНН заказчика и т.д. Система будет искать всё сама и присылать уведомления — не надо проверять вручную.
5. Ищите не только для участия. Иногда есть смысл искать тендеры не для подачи заявки, а чтобы найти потенциальных партнёров. Например, если вы поставляете только гранит, а крупная компания выиграла тендер на поставку всех каменных материалов — свяжитесь с ними напрямую и предложите себя как субподрядчика. Это рабочая схема.
Поиск тендеров по профилю — это не просто фильтрация по ключевым словам. Это системная работа с классификаторами, исключениями, поиском по документации и настройкой персональных шаблонов. Только так вы не пропустите нужные заказы и будете участвовать в действительно выгодных закупках.
Первичный отбор: на что смотреть в объявлении
Перед подачей заявки на участие в тендере необходимо провести тщательный анализ объявления, чтобы оценить его соответствие возможностям вашей компании и избежать участия в заведомо невыгодных или неподходящих закупках:
- Репутация заказчика. Изучите информацию о заказчике: его историю проведения тендеров, частоту отмен закупок, наличие жалоб со стороны участников. Ненадежные заказчики могут создавать дополнительные риски, такие как задержки в оплате или изменение условий контракта.
- Начальная максимальная цена контракта (НМЦК). Оцените, соответствует ли НМЦК вашим финансовым ожиданиям и возможностям. Слишком низкая цена может свидетельствовать о недооценке объема работ или попытке заказчика сэкономить за счет качества.
- Сроки выполнения работ. Проверьте, реалистичны ли установленные сроки для выполнения работ или поставки товаров. Нереально короткие сроки могут привести к штрафам за несвоевременное выполнение обязательств.
- Место выполнения работ или поставки. Убедитесь, что география заказчика соответствует логистическим возможностям вашей компании. Далекое или труднодоступное место выполнения работ может увеличить издержки и снизить рентабельность проекта.
- Требования к участникам. Внимательно изучите требования к участникам тендера: наличие лицензий, сертификатов, опыта выполнения аналогичных работ. Несоответствие этим требованиям приведет к отклонению вашей заявки.
- Условия оплаты. Проверьте, предусмотрена ли предоплата или оплата осуществляется по факту выполнения работ. Отсутствие предоплаты может создать кассовые разрывы, особенно для малых и средних предприятий.
- Объем и спецификация работ. Изучите техническое задание на предмет полноты и ясности описания объема работ или поставки. Неясные или противоречивые формулировки могут привести к спорам при исполнении контракта.
- Дополнительные условия. Обратите внимание на наличие требований по обеспечению заявки и контракта, штрафных санкций за нарушение условий, а также других специфических условий, которые могут повлиять на выполнение обязательств.
Тщательный анализ объявления позволяет избежать участия в тендерах с высокими рисками и сосредоточиться на закупках, которые соответствуют возможностям и интересам вашей компании.
Что важно в техническом задании (ТЗ)
Техническое задание (ТЗ) — ключевой документ в тендерной документации, определяющий требования заказчика к закупаемым товарам, работам или услугам. Глубокий анализ ТЗ позволяет участнику оценить реалистичность исполнения контракта, выявить потенциальные риски и принять обоснованное решение об участии в тендере.
Что важно учитывать при анализе технического задания в тендере?
- Четкость и полнота описания объекта закупки. ТЗ должно содержать ясное и подробное описание предмета закупки, включая технические характеристики, объемы, сроки поставки или выполнения работ. Неопределенные формулировки, такие как "не менее" или "не более", могут затруднить понимание требований и привести к разночтениям при исполнении контракта. Особое внимание уделите соответствию описания объекта закупки каталогу товаров, работ и услуг (КТРУ), если таковое предусмотрено законодательством.
- Соответствие законодательству. При анализе ТЗ важно убедиться, что заказчик не устанавливает избыточные или неправомерные требования, которые могут ограничить конкуренцию. Например, указание конкретного товарного знака без возможности предложения эквивалента или требования, характерные только для определенного производителя, могут свидетельствовать о "заточенности" ТЗ под конкретного поставщика.
- Реалистичность сроков и условий исполнения. Оцените, насколько указанные в ТЗ сроки поставки или выполнения работ соответствуют реальным возможностям вашей компании. Нереалистично короткие сроки могут привести к срыву исполнения контракта и последующим штрафным санкциям. Также обратите внимание на условия поставки, включая требования к упаковке, маркировке, условиям хранения и транспортировки.
- Требования к документации и сертификации. Проверьте, какие документы необходимо предоставить вместе с заявкой и при поставке товара. Это могут быть сертификаты соответствия, декларации, паспорта качества и другие документы. Убедитесь, что у вашей компании есть возможность предоставить все необходимые документы в установленные сроки.
- Условия оплаты и финансовые гарантии. Изучите условия оплаты, указанные в ТЗ: сроки, порядок расчетов, необходимость предоставления банковских гарантий или иных форм обеспечения исполнения контракта. Оцените финансовую нагрузку и риски, связанные с исполнением контракта на предложенных условиях.
- Возможность подачи запросов на разъяснение. Если в ТЗ имеются неясные или противоречивые положения, у участника есть право подать запрос на разъяснение положений документации. Своевременное получение разъяснений поможет избежать ошибок при подготовке заявки и исполнения контракта.
- Анализ предыдущих закупок заказчика. Изучение ранее проведенных закупок заказчика может дать представление о его требованиях и предпочтениях. Это поможет лучше подготовиться к участию в тендере и предложить наиболее соответствующее предложение.
Как проводить сравнение похожих тендеров
При выборе между несколькими тендерами, предлагающими аналогичные товары или услуги, важно провести детальный сравнительный анализ, чтобы определить наиболее выгодный и соответствующий возможностям вашей компании вариант. Ниже представлены ключевые шаги для такого анализа:
1. Составление сравнительной таблицы. Создайте таблицу, в которой для каждого тендера укажите следующие параметры:
- Начальная максимальная цена контракта (НМЦК): определите, насколько цена соответствует рыночным условиям и возможностям вашей компании
- Объем и спецификация поставки: уточните количество, ассортимент и технические характеристики требуемых товаров или услуг
- Сроки исполнения: оцените реалистичность выполнения работ или поставок в установленные сроки
- Условия оплаты: изучите предложения по предоплате, отсрочке платежа и другим финансовым условиям
- Требования к участникам: проверьте наличие требований к опыту, лицензиям, квалификации персонала и другим критериям
- Обеспечение заявки и контракта: оцените размер и условия предоставления обеспечения
- Дополнительные условия: учтите особенности, такие как необходимость сертификации, логистические требования, условия монтажа и наладки
2. Оценка маржинальности и скрытых затрат. Рассчитайте потенциальную прибыльность каждого тендера, учитывая:
- Прямые затраты стоимость материалов, работ, услуг и других ресурсов, необходимых для исполнения контракт.
- Косвенные затраты расходы на логистику, сертификацию, командировки, обучение персонала и другие сопутствующие расход.
- Маржинальность определите разницу между ожидаемой выручкой и совокупными затратами, чтобы оценить рентабельность участи. Важно выбирать тендеры с оптимальным соотношением между трудозатратами и потенциальной прибылью, а не ориентироваться исключительно на размер контракт.
3. Анализ рисков и условий исполнения. Оцените возможные риски, связанные с каждым тендером:
- Юридические риски сложности в условиях контракта, возможность штрафных санкций, требования к гарантия.
- Операционные риски сложности в логистике, необходимость привлечения субподрядчиков, технические сложности исполнения.
- Финансовые риски непредвиденные расходы, колебания цен на ресурсы, задержки в оплате. При наличии значительных рисков, особенно в сочетании с низкой маржинальностью, участие в таком тендере может быть нецелесообразны.
Сравнительный анализ схожих тендеров позволяет принять обоснованное решение о целесообразности участия.
Инструменты и сервисы для анализа
Для эффективного участия в тендерах и принятия обоснованных решений важно использовать современные инструменты и сервисы для анализа закупок. Ниже представлены ключевые решения по оптимизации аналитики.
Единая информационная система (ЕИС). ЕИС (zakupki.gov.ru) — основной государственный портал для размещения информации о закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Система предоставляет доступ к планам закупок, извещениям, контрактам и отчетам об их исполнении. Встроенные аналитические инструменты позволяют отслеживать динамику закупок, анализировать деятельность заказчиков и поставщиков, а также получать статистику по различным параметрам
Электронные торговые площадки (ЭТП). Крупные ЭТП, такие как РТС-тендер и Сбербанк-АСТ, предлагают расширенные аналитические возможности:
- РТС-тендер предоставляет отчеты, рейтинги заказчиков и удобные дашборды для анализа закупочной деятельности.
- Сбербанк-АСТ внедрил платформу Modus BI, которая позволяет визуализировать данные о закупках, контролировать исполнение контрактов и анализировать эффективность расходов.
CRM-системы с интеграцией агрегаторов. Интеграция CRM-систем с агрегаторами тендеров позволяет автоматизировать процесс работы с закупкам:
- Seldon API обеспечивает автоматическую загрузку данных о тендерах и контрагентах в CRM-системы, такие как 1С, SAP, Oracl.
- Битрикс24 с модулем "Тендеры" позволяет отслеживать все этапы работы с тендером, назначать ответственных и получать напоминания о ключевых события.
Excel и Google Sheet. Табличные редакторы остаются универсальными инструментами для ведения собственной базы тендеров, расчета маржинальности, анализа рисков и планирования участия в закупках. С их помощью можно создавать наглядные таблицы и графики для оценки эффективности работы.
Telegram-боты и расширения для браузера, которые помогают получать уведомления о новых тендерах в режиме реального времени:
- Telegram-боты: сервисы, такие как SmartTender и ZakupkiBot, отправляют уведомления о новых закупках по заданным ключевым словам и регионам.
- Расширения для браузеров: инструменты, которые интегрируются с ЭТП и агрегаторами, позволяя быстро просматривать новые тендеры и получать уведомления без необходимости постоянно проверять сайты.
Использование этих инструментов позволит систематизировать работу с тендерами, повысить эффективность анализа закупок и увеличить шансы на успешное участие в торах.
Ошибки при выборе тендеров
Ошибки при выборе тендера приведут к потере времени, ресурсов и даже к финансовым убыткам. Рассмотрим основные ошибки, которых следует избегать при выборе тендеров:
- Игнорирование деталей технического задания. Техническое задание (ТЗ) содержит критически важную информацию о требованиях к товару, работе или услуге. Недостаточное внимание к ТЗ может привести к подаче некорректной заявки и последующему отклонению. Важно внимательно изучить все параметры, указанные в ТЗ, и убедиться, что ваша компания способна их выполнить.
- Недооценка скрытых расходов. При анализе тендера необходимо учитывать не только прямые затраты, но и скрытые расходы, такие как логистика, сертификация, командировки и другие сопутствующие издержки. Игнорирование этих факторов может привести к снижению рентабельности проекта.
- Ориентация только на цену контракта. Высокая стоимость контракта не всегда означает высокую прибыль. Важно оценивать соотношение «трудозатраты — доход» и выбирать тендеры, которые обеспечивают оптимальную маржинальность с учетом всех затрат.
- Неправильная оценка собственных ресурсов. Участие в тендерах, требующих ресурсов, которых у вашей компании нет, может привести к срыву сроков и штрафным санкциям. Перед подачей заявки убедитесь, что у вас есть все необходимые ресурсы и компетенции для выполнения условий контракта.
- Пренебрежение анализом рисков. Каждый тендер несет в себе определенные риски, будь то финансовые, юридические или операционные. Необходимо проводить тщательный анализ потенциальных рисков и разрабатывать стратегии их минимизации.
- Отсутствие системного подхода к выбору тендеров. Случайный выбор тендеров без четкой стратегии может привести к участию в нерентабельных или неподходящих проектах. Разработайте критерии отбора тендеров, соответствующие вашим бизнес-целям и возможностям.
Выводы и рекомендации
Анализ тендеров в вашей отрасли — ключ к эффективному участию в закупках. Он позволяет не только находить подходящие тендеры, но и оценивать их рентабельность, избегать рисков и выстраивать стратегию участия.
Чтобы эффективно участвовать в торгах:
- Ищите закупки по своей специализации, не распыляйтесь.
- Подробно изучайте техническое задание.
- Ведите базу закупок, анализируйте опыт.
- Используйте сервисы и инструменты для автоматизации.
- Участвуйте обдуманно — со временем появится интуиция, позволяющая находить самые выгодные предложения быстро.
Применение этих рекомендаций позволит вашей компании более эффективно участвовать в тендерах, снижать риски и повышать прибыльность контрактов
