В мае 2025 года Минтруд России инициировал важные изменения в сфере охраны труда, направленные на цифровизацию процессов, связанных с информированием работников о результатах специальной оценки условий труда (СОУТ) и прохождении обучения по охране труда. Согласно предложенному проекту, который прошел общественное обсуждение до 21 мая, вся информация о СОУТ и обучении будет размещаться в личных кабинетах сотрудников на портале Госуслуг.
Эта инициатива соответствует общей стратегии цифровизации трудовых процессов и упрощения взаимодействия между работодателями, работниками и контролирующими органами. Она также снижает бумажную нагрузку на отделы кадров и минимизирует риски ошибок при ручном информировании сотрудников.
Почему это важно
Сегодня информирование работников о результатах СОУТ и прохождении обучения по охране труда оформляется вручную: составляются журналы ознакомления, внутренние приказы, акты. Во многих компаниях этот процесс формален, часто связан с рисками неполного или несвоевременного исполнения.
При переходе к цифровой модели ответственность работодателя за точность и своевременность передачи данных не исчезает, но процессы упрощаются. Вместо бумажных форм сотрудники смогут в режиме онлайн получить сведения о вредных и (или) опасных факторах на своём рабочем месте, уровне их воздействия и необходимости предоставления средств индивидуальной защиты.
Что конкретно планируется изменить
Проект Минтруда предусматривает, что:
- результаты СОУТ будут автоматически загружаться в личные кабинеты сотрудников на Госуслугах;
- информация об обучении по охране труда и о прохождении инструктажей также станет доступна в электронном виде;
- предусмотрено подтверждение ознакомления работником с данной информацией в электронном виде (через цифровую подпись или аналогичный механизм);
- фиксация ознакомления с СОУТ и обучением будет интегрирована с федеральной информационной системой охраны труда.
Это позволит работодателю отказаться от бумажных журналов и актов, сократить время на подготовку отчётности и обезопасить себя от возможных претензий со стороны инспекторов.
Какие риски остаются и как их избежать
Несмотря на упрощение процедур, ответственность за полноту и достоверность сведений остаётся на работодателе. Ошибки при формировании отчётности, несвоевременное внесение данных, отсутствие актуальных записей в электронных системах – всё это может стать причиной штрафов и предписаний от инспекторов труда.
Чтобы избежать рисков:
- проверьте актуальность проведенной СОУТ и наличие всех необходимых документов;
- убедитесь, что у работников есть подтверждённые учётные записи на портале Госуслуг;
- проверьте и обновите внутренние регламенты по обучению, инструктажам и информированию работников;
- пересмотрите политику обработки персональных данных – электронная передача информации требует юридической прозрачности и согласия сотрудников.
Как подготовиться к нововведению заранее
Внедрение цифрового информирования требует от компании пересмотра всей системы управления охраной труда:
- Аудит СОУТ и документов по охране труда. Необходимо убедиться, что все оценки условий труда проведены, оформлены корректно, и в них указаны актуальные сведения.
- Проверка кадрового документооборота. Убедитесь, что у сотрудников оформлены согласия на обработку персональных данных, доступ к Госуслугам и корректные реквизиты.
- Интеграция с цифровыми сервисами. При необходимости подключите кадровую систему к реестрам Минтруда, чтобы автоматизировать передачу данных в Госуслуги.
- Обновление внутренних регламентов. Отразите новые механизмы информирования в локальных актах: Положении об охране труда, Положении о СОУТ, инструкциях и должностных обязанностях.
Организация СОУТ и обучение по охране труда – это сложные, регламентированные процессы. Ошибки в расчётах, неправильное оформление документации, устаревшие данные или формальное проведение инструктажей чреваты серьёзными последствиями.
СтройЭксперт предлагает полный комплекс услуг:
- проведение СОУТ с учётом требований 2025 года;
- оформление цифровых уведомлений и журналов;
- аудит системы охраны труда и подготовка к проверкам;
- обучение сотрудников и оформление всех форм отчётности;
- консультации по интеграции с Госуслугами и цифровыми реестрами
Мы знаем, как избежать штрафов, повысить прозрачность и снизить нагрузку на штат специалистов. Работаем с малыми, средними и крупными компаниями, предлагаем гибкие условия.
Выводы: изменения — это возможность
Введение цифрового информирования по СОУТ и охране труда — не только требование Минтруда, но и реальный шанс снизить административные издержки, оптимизировать кадровые процессы и повысить прозрачность системы охраны труда. Главное — не упустить момент для подготовки и внедрения нововведений.
