Топ-7 ошибок при участии в тендерах — и как их избежать
Тендер — это способ определения поставщика или подрядчика. Заказчик публикует условия: какие товары, услуги или работы нужны, на какую сумму, в какие сроки. Участники подают предложения. Побеждает тот, кто предложит лучшие условия.
Хотя в Гражданском кодексе и ФЗ 44/223 термин "тендер" не используется — юридически он звучит как "конкурентный способ выбора поставщика" — в деловой практике это слово прижилось.
Участие в электронных тендерах — возможность для компаний выйти на новые рынки, обеспечить стабильный поток заказов и расширить клиентскую базу. Однако небрежность и невнимание к деталям часто приводят к отказу, штрафам и репутационным потерям. Чтобы не вылететь с торгов уже на старте, разберём ключевые ошибки и способы их избежать.
По данным аналитиков, до 40% заявок отклоняются из-за формальных недочётов. На ЭТП РТС-тендер ежедневно фиксируются случаи, когда заявки не проходят из-за ошибок в документации, проблем с ЭЦП или несоответствия требованиям. Отклонение означает потерю времени и ресурсов. В тяжёлых случаях — судебные споры и занесение в реестры недобросовестных поставщиков.
Ошибка 1. Неправильная или неполная документация
Заказчики обязаны отклонять заявки, в которых отсутствуют обязательные сведения, допущены ошибки в формулировках, использованы устаревшие формы, нарушена структура или приложены неподписанные файлы. Даже мелкая неточность — например, отсутствие подписи на одном из листов или несоответствие названия файла — может привести к отклонению без рассмотрения ценового предложения.
Это касается как закупок по 44-ФЗ, так и по 223-ФЗ. А в коммерческих тендерах требования могут быть индивидуальны, и пропущенный пункт из технического задания — повод для отказа без возможности обжалования.
Что должно быть в заявке:
- Полные реквизиты компании;
- Коммерческое предложение с ценой и сроками поставки;
- Документы, подтверждающие право на деятельность и качество товаров;
- Лицензии, сертификаты, дипломы сотрудников;
- Гарантии исполнения и качества.
Пример из практики:
Компания подала заявку на участие в электронном аукционе по 44-ФЗ. Все документы были загружены вовремя, но один файл с декларацией из ст. 31 не был подписан электронной подписью. В результате заявка была отклонена. Жалоба в ФАС ничего не изменила: заказчик действовал по регламенту.
Комментарий эксперта:
«Чаще всего заявки отклоняются не из-за отсутствия опыта или квалификации, а из-за банальных ошибок — неподписанных файлов, перепутанных документов, забытых приложений. Работа в спешке — главный враг. Готовьте заявку в системе и проверяйте всё с позиции проверяющего. Тогда вы снизите риск отказа до минимума»
Как избежать ошибки:
- Внимательно читайте документацию закупки. У каждого тендера свой набор требований. Не ориентируйтесь на шаблоны — сверяйтесь с конкретным техническим заданием и инструкцией по заполнению заявки.
- Проверяйте соответствие форм. Убедитесь, что используете актуальные формы документов. Формы госзакупок периодически обновляются.
- Работайте по чек-листу. Создайте внутренний шаблон проверки заявки перед подачей: все поля заполнены, все документы приложены, подписи и печати стоят, названия файлов корректны.
- Используйте тендерное сопровождение. Даже крупные компании с тендерными отделами допускают ошибки. Внешний аудит заявки снижает риск отклонения.
- Не ждите дедлайна. Подайте заявку за 1–2 дня до окончания приёма, чтобы была возможность исправить технические ошибки.
Ошибка 2. Игнорирование требований технического задания (ТЗ)
Техническое задание — это основа закупочной документации, в которой заказчик детально описывает характеристики требуемого товара, работы или услуги. Игнорирование или неправильное толкование этих требований может привести к следующим последствиям:
- Отклонение заявки: если заявка не соответствует ТЗ, заказчик вправе её отклонить.
- Расторжение контракта: в случае заключения контракта и последующего выявления несоответствия поставляемой продукции или услуг требованиям ТЗ, заказчик может расторгнуть контракт и потребовать компенсацию убытков.
- Включение в РНП: систематическое игнорирование требований ТЗ может привести к включению поставщика в реестр недобросовестных поставщиков (РНП), что ограничит его участие в будущих тендерах.
Пример из практики:
В одном из тендеров заказчик установил требования к поставке дизельных двигателей экологического класса Евро-2 с системой нейтрализации отработанных газов. Однако такие двигатели не комплектуются подобной системой. Несмотря на это, участник подал заявку, не обратив внимания на противоречие в ТЗ. В результате его заявка была отклонена, а заказчику было выдано предписание устранить нарушения в документации.
Рекомендации эксперта:
"Перед подачей заявки внимательно изучите техническое задание. Если возникают сомнения или непонимание отдельных пунктов, обязательно направьте запрос на разъяснение через электронную торговую площадку. Это поможет избежать ошибок и повысит шансы на успешное участие в тендере."
Как избежать ошибки:
- Тщательно изучайте ТЗ: обратите внимание на все технические и функциональные характеристики, сроки поставки, условия исполнения контракта.
- Запрашивайте разъяснения: если какие-либо пункты ТЗ вызывают вопросы.
- Сравнивайте с возможностями: убедитесь, что ваша продукция или услуги соответствуют ТЗ.
- Используйте чек-листы: создайте список всех требований ТЗ и отметьте, какие из них вы можете выполнить.
- Привлекайте специалистов: при необходимости обратитесь к экспертам по тендерам для анализа ТЗ и подготовки заявки.
Ошибка 3. Неверный расчёт цены и экономическая нецелесообразность
Участники тендеров иногда предлагают цену, которая не покрывает всех расходов, связанных с исполнением контракта. Это связано с:
- неучётом налогов и сборов;
- игнорированием логистических и транспортных расходов;
- забыванием о комиссиях торговых площадок и банков;
- недооценкой затрат на упаковку, хранение и доставку;
- непредвиденными расходами, связанными с исполнением контракта.
В результате, выиграв тендер, компания сталкивается с невозможностью выполнить обязательства без убытков, что может привести к расторжению контракта и включению в реестр недобросовестных поставщиков.
Пример из практики:
Компания-подрядчик выиграла тендер на поставку оборудования, предложив цену значительно ниже рыночной. Однако при исполнении контракта выяснилось, что в расчётах не были учтены расходы на доставку и установку оборудования. В результате компания не смогла выполнить условия контракта, что привело к его расторжению и наложению штрафных санкций.
Рекомендации эксперта:
"Частая ошибка — неправильный расчет ценового предложения участника закупки. Например, поставщик может недостаточно тщательно изучить техническое задание и не учесть, что помимо поставки товара потребуется демонтаж старого и монтаж нового оборудования. Предложенная им цена контракта будет ниже, чем у конкурентов, но исполнить его он не сможет или понесет убытки."
Как избежать ошибки:
- Тщательно анализируйте все затраты: учитывайте не только стоимость товара или услуги, но и все сопутствующие расходы.
- Оценивайте рентабельность: перед подачей заявки убедитесь, что предложенная цена обеспечивает прибыль, а не убытки.
- Изучайте техническое задание, чтобы избежать дополнительных непредвиденных расходов.
- Используйте опыт предыдущих тендеров: анализируйте прошлые проекты, чтобы учитывать все возможные расходы.
- Консультируйтесь с экспертами: при необходимости обращайтесь за помощью к специалистам.
Ошибка 4. Нарушение сроков подачи заявки
Согласно законодательству, для каждого вида закупки установлены конкретные сроки подачи заявок. Например:
- Электронный конкурс — не менее 15 дней до даты окончания подачи заявок.
- Электронный аукцион — не менее 7 или 15 дней, в зависимости от начальной (максимальной) цены контракта.
- Запрос котировок — не менее 4 рабочих дней.
Несоблюдение этих сроков может привести к отклонению заявки. Кроме того, технические сбои, отсутствие электронной подписи или аккредитации на электронной площадке могут стать препятствием для своевременной подачи заявки.
Пример из практики:
Компания решила участвовать в тендере на поставку оборудования. Однако в день окончания подачи заявок выяснилось, что срок действия электронной подписи истёк. В результате компания не смогла подать заявку и упустила возможность заключить выгодный контракт.
Рекомендации эксперта:
"Планируйте участие в тендерах заранее. Проверяйте сроки действия электронной подписи и аккредитации на площадках. Учитывайте возможные технические сбои и оставляйте запас времени для подачи заявки."
Как избежать ошибки:
- Планируйте заранее: начинайте подготовку документов за несколько дней до окончания срока подачи заявок.
- Проверяйте технические средства: убедитесь в наличии действующей электронной подписи и аккредитации на электронной площадке.
- Следите за сроками: регулярно проверяйте даты окончания подачи заявок и учитывайте возможные изменения в документации.
- Учитывайте часовые пояса: обратите внимание на часовой пояс, в котором установлены сроки подачи заявок, чтобы избежать недоразумений.
- Обращайтесь за разъяснениями: если возникают вопросы по срокам или другим аспектам тендера, своевременно направляйте запросы заказчику через электронную площадку.
Ошибка 5. Проблемы с ЭЦП или аккредитацией на ЭТП
ЭЦП является ключевым инструментом для участия в электронных торгах, обеспечивая юридическую значимость электронных документов. Проблемы с ЭЦП могут включать:
- Неправильная установка сертификатов: отсутствие корневых сертификатов удостоверяющего центра или неправильная установка личного сертификата пользователя.
- Истечение срока действия ЭЦП: несвоевременное обновление сертификата может привести к невозможности подписания документов.
- Несовместимость программного обеспечения: использование неподходящих версий криптопровайдеров или браузеров.
Аккредитация на ЭТП требует предоставления полного и корректного пакета документов. Ошибки могут включать:
- Неполный или некорректный пакет документов: например, нечитаемые страницы устава или отсутствие необходимых доверенностей.
- Ошибки в анкете: неверное указание наименования организации или адреса.
- Несоответствие ЭЦП требованиям ЭТП: некоторые площадки требуют определённые типы ЭЦП или дополнительные настройки.
Пример из практики:
Компания успешно прошла аккредитацию на одной из ЭТП и решила участвовать в тендере в секции корпоративных заказчиков. Однако при попытке подписать документы возникла ошибка: ЭЦП не подходила для данной секции. Выяснилось, что требуется отдельная ЭЦП и дополнительная аккредитация, которая занимает до 5 рабочих дней. Компания не успела пройти процедуру вовремя и была вынуждена заказывать ускоренную платную аккредитацию.
Рекомендации эксперта:
“Перед участием в торгах убедитесь, что ваша ЭЦП действительна и соответствует ЭТП. Регулярно проверяйте срок действия сертификата. При аккредитации внимательно заполняйте все поля анкеты и предоставляйте читаемые копии документов. Если возникают сомнения, обратитесь за консультацией к специалистам или в техническую поддержку площадки."
Как избежать ошибки:
- Проверяйте срок действия ЭЦП: обновляйте сертификат за 1–2 месяца до истечения срока.
- Устанавливайте необходимое ПО: убедитесь, что на вашем компьютере установлены актуальные версии криптопровайдеров и браузеров, совместимых с ЭТП.
- Тщательно подготавливайте документы для аккредитации: предоставляйте полные и читаемые копии всех необходимых документов.
- Проверяйте соответствие ЭЦП требованиям ЭТП: уточняйте у операторов площадок, подходит ли ваша ЭЦП для участия в конкретных торгах.
Ошибка 6. Недостаточная квалификация или отсутствие нужных разрешений
Заказчики в тендерах часто устанавливают определённые требования к участникам, включая лицензии, сертификаты, членства в саморегулируемых организациях (СРО) и подтверждённый опыт выполнения аналогичных контрактов. Игнорирование этих требований или предоставление неполной информации может привести к следующим последствиям:
- Отклонение заявки: если участник не предоставляет подтверждение соответствия установленным требованиям, его заявка может быть отклонена.
- Расторжение контракта: в случае выявления несоответствия после заключения контракта, заказчик может расторгнуть договор и потребовать компенсацию убытков.
- Включение в РНП: систематическое несоблюдение требований может привести к включению поставщика в реестр недобросовестных поставщиков, что ограничит его участие в будущих тендерах.
Пример из практики:
Компания подала заявку на участие в тендере на выполнение строительных работ, не имея необходимой лицензии на данный вид деятельности. Несмотря на выигрыш в тендере, при проверке документов было выявлено отсутствие лицензии, что привело к расторжению контракта и включению компании в РНП.
Рекомендации эксперта:
"Перед подачей заявки необходимо тщательно изучить требования тендера и убедиться в наличии всех необходимых разрешений и подтверждений квалификации. При отсутствии каких-либо документов следует либо получить, либо отказаться от участия в тендере, чтобы избежать негативных последствий."
Как избежать ошибки:
- Тщательно изучайте требования тендера: обратите внимание на все указанные требования к квалификации и разрешениям.
- Проверяйте наличие и актуальность документов: убедитесь, что все лицензии, сертификаты и другие документы действительны.
- Запрашивайте разъяснения: если какие-либо требования вызывают вопросы, направьте запрос на разъяснение через электронную торговую площадку.
- Привлекайте специалистов: при необходимости обратитесь к экспертам по тендерам для анализа требований и подготовки заявки.
- Не участвуйте в тендерах без необходимых разрешений: если у вас отсутствуют требуемые документы, лучше отказаться от участия, чтобы не рисковать репутацией и избежать возможных санкций.
Ошибка 7. Отсутствие анализа и стратегии
Компании- новички, стремятся участвовать в тендерах без должной подготовки, полагаясь на удачу или минимальные усилия. Отсутствие анализа рынка, конкурентов и требований заказчика может привести к следующим негативным последствиям:
- Неправильный выбор тендера: участие в закупках, не соответствующих профилю или возможностям компании, увеличивает риск неисполнения обязательств.
- Нереалистичное ценообразование: без анализа себестоимости и рыночных цен можно установить цену, которая приведет к убыткам или отклонению заявки.
- Игнорирование требований заказчика: недостаточное внимание к техническому заданию и условиям контракта может привести к несоответствию предложения ожиданиям заказчика.
Пример из практики:
Компания решила участвовать в тендере на поставку оборудования, не проведя анализа рынка и без опыта в данной сфере. Они предложили цену ниже рыночной, надеясь на выигрыш. Однако после победы выяснилось, что себестоимость поставки превышает предложенную цену, а также отсутствуют необходимые сертификаты на продукцию. В результате контракт был расторгнут, и компания понесла убытки.
Рекомендации эксперта:
"Перед участием в тендере необходимо провести всесторонний анализ: изучить требования заказчика, оценить свои возможности, проанализировать рынок и конкурентов. Только после этого можно принимать обоснованное решение об участии."
Как избежать ошибки:
- Проводите анализ рынка: изучите текущие цены, предложения конкурентов и требования заказчиков.
- Оценивайте свои ресурсы: убедитесь, что у вас есть все необходимые ресурсы для исполнения контракта.
- Разрабатывайте стратегию участия: определите, в каких тендерах вы будете участвовать, на каких условиях и с какой ценой.
- Обучайте персонал: инвестируйте в обучение сотрудников, ответственных за участие в тендерах, чтобы повысить их квалификацию.
- Используйте специализированные сервисы: рименяйте инструменты для анализа тендеров и мониторинга рынка.
Заключение
Ошибки в тендерах стоят компаниям денег, времени и репутации. Критичны любые нарушения, особенно связанные с документацией, техническим заданием и сроками.
Ведите базу тендеров, анализируйте каждый отказ, оптимизируйте стратегию участия. Обращайтесь за консультацией к специалистам и внедряйте системный подход. Научившись избегать типичных ошибок, вы повысите свою конкурентоспособность и сможете стабильно выигрывать государственные и коммерческие закупки.
